發布時間：2023-06-16
瀏覽量：3692
應付賬款三單匹配指：采購訂單-采購入庫-采購發票，三單匹配。企業在進行采購管理，在降本增效的過程中，不斷提升管理的信息化和數字化，不同的企業，所處的信息化和數字化水平也不相同，特色也不同，概括來說 ，可分為如下幾個階段：
第一階段，人工紙質；
第二階段， 逐步電子化 目標是 線下紙質的單子 電子化成表單到系統并需要審批（基于BPM的流程）這個階段是各流程直接是斷 并且涉及的所有采購活動是逐漸電子化；
第三個階段， 逐步數據連通，涉及采購活動 流程之間是連通的 但是并不是涉及的所有采購；
采購是成本，付款是關鍵。采購管理中有個重要的原始，應付賬款三單匹配原則：PO（采購訂單）+GR(收貨采購訂單)+Invoice 。 用戶提出采購申請，經過審批，采購申請單流轉到采購部，采購部進行采購。采購完成后，供應商會將物品，送貨單，發票送到采購部門，采購部門將采購物品和送貨單交給倉庫做收貨處理并開出收貨單。隨后采購員將收貨單，采購訂單，采購申請單和發票進行匹配，如果一致，則將單據送給財務部要求付款。而財務部檢查三單是否匹配，以及三單和采購申請單是否匹配。
初創企業、創業公司、一些歷史企業一般處于第一階段，采用紙質和Excel記賬，三單匹配的工作是由財務部完成，財務人員需要人工查找采購訂單，核對工作最大，重復勞力，效率低、易出錯，耗時又費力低效，比如并非所有的付款需要經過付款審批,如果采用ERP 關閉會自動按照賬期排期,在收貨完成后，不需要再發起付款申請流程，系統會自動進行付款。
隨著社會和企業的發展，企業會采用了電子化系統（ERP），逐步邁入第二階段，會把紙質采購訂單、收貨單和付款單錄入到系統，實現數字化，但是ERP系統有自身的特性，記錄靜態的最終數據，業務管理者會發現不能實現采購全生命周期管理和監控，產生訂單數據過程沒有監控及可追溯行。企業需要記錄采購各流程的數據，進行精細化管理，需要采用BPM管控過程，建立一套自動化三單匹配方案，解決以下核心問題：
1. 發票快速采集：通過條碼槍或掃描儀批量掃描。
2. 批量驗證發票真偽：連接國稅查驗平臺
3. 確保發票數據100% 準確，解析識別發票信息（含詳見清單、備注）
4. 連接ERP接口，獲取PO、GR、供應商信息，設定自動化匹配邏輯。
5. 匹配成功自動生成記賬憑證。
6. 批量認證已匹配成功的發票。
備注：與供應商約定將PO號寫入發票
方案1：若是需要強管控三單匹配，可使ERP生成入庫單或者入庫單生成發票時進行是否一致校驗，若不一致不允許保存。
方案2：采購訂單與采購入庫一致，可以在入庫單后增加供應商對賬單，采購方與供應商對賬一致通知供應商開票，然后通過供應商結算單生成采購發票。通過系統發出供應商對賬保障三單匹配。
方案3：使用企業采購商城例如：甄云、友云采、震坤行、京東工業品、商越、西域等平臺與ERP直接對接。
在具體執行上，由于采購方的業務管控不同，每個方案細節上都會衍生不同的管理問題，需要針對不同的業務場景出具不同的解決方案。
采購管理是現代企業中至關重要的一環，對于企業的發展和運營具有重要的意義和作用，通過優化采購流程、選擇合適的供應商、加強供應商管理、建立風險管理機制和不斷提升員工能力，提高采購管理水平，從而實現企業的可持續發展和競爭優勢。
Ultimus于1994年在美國成立，是企業流程管理（BPM）和工作流程自動化軟件及服務全球的唯一一家原廠商， Ultimus服務全球3,000 多家客戶，其中世界500強企業有300多家，提供最優秀的企業流程自動化和流程改進的解決方案。Utimus采購管理系統經過多年客戶實踐，不斷迭代，不斷完善，形成自己特色采購管理解決方案，更多了解，歡迎來電咨詢。
